Общий отдел делопроизводства
Долганова Мария Ивановна
Должность: Начальник отдела
Образование: Высшее
Квалификация: Юрист
Рабочее место: Каб. 204 (ГУК) Адрес: 236022, г. Калининград, Советский проспект, 1 Телефон: 8 (4012) 99-53-47 E-mail: mariya.dolganova@klgtu.ru
График работы: Пн-Пт 8:30-17:00 Обеденный перерыв: 13:00-13:30
Задачи
-
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковыми системами, совершенствование системы делопроизводства в университете.
-
Оптимизация системы документооборота в университете.
-
Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений университета, в том числе его обособленных подразделений по вопросам делопроизводства.
-
Подготовка и оформление служебных документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.
-
Контроль над прохождением и исполнением документов в университете.
-
Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
-
Повышение уровня подготовки работников в области делопроизводства.
-
Хранение, учет и использование в установленном порядке печатей, штампов, бланков созданных в процессе деятельности университета. Ведение реестра договоров, заключаемых университетом (за исключением договоров об оказании образовательных услуг), организация их хранения.
-
Решение иных задач в области документооброта.
Функции
-
обеспечивает структурные подразделения университета информационными материалами по основным направлениям деятельности университета;
-
во взаимодействии со структурными подразделениями университета формирует и совершенствует систему делопроизводства в университете, организует внедрение автоматизированных информационных систем документооборота в университете;
-
осуществляет контроль за соблюдением установленных действующими нормативно-правовыми актами правил и порядка оформления документов в университете;
-
ведет работу по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков в университете;
-
контролирует качество оформления документов, ведет реестр договоров, представляемых на подпись ректору университета, организует хранение договоров;
-
организует работу по экспедиционной обработке документов, приему, регистрации, учету, хранению, доставке и рассылке корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи; ведет справочную работу по ней в университете;
-
осуществляет рассылку в структурные подразделения организационно- распорядительных документов (приказов, распоряжений ректора университета и др.) и локальных нормативных актов университета;
-
копирует, оперативно размножает документы для структурных подразделений университета с применением средств вычислительной и копировальной техники;
-
организует прием документов на подпись ректору;
-
проставление гербовой печати на документы, заверение печатью подписей должностных лиц университета;
-
организует доведение документов с резолюцией ректора до непосредственных исполнителей, указанных в резолюции ректора;
-
осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями ректора университета, анализирует состояние исполнительской дисциплины в университете;
-
осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях университета, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
-
составляет сводную номенклатуру дел университета;
-
организует работу архива университета в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства России и локальными нормативными актами университета;
-
обеспечивает работников Отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;
-
участвует в организации процессов управления документацией СМК;
-
готовит документы Отдела к сдаче в архив университета;
-
выполняет печатные и оформительские работы (грамоты, поздравительные открытки) в университете.